堅(jiān)果云中小型企業(yè)文件歸檔整理教學(xué)

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堅(jiān)果云中小型企業(yè)文件歸檔整理教學(xué)圖一

在把大量文件共享出去之前，先把文件歸檔的方案策劃好也是非常重要的一部分。

在這里針對(duì)中小型企業(yè)，我們給您規(guī)劃了一個(gè)清晰的企業(yè)文件管理結(jié)構(gòu)作為參考。

堅(jiān)果云中小型企業(yè)文件歸檔整理教學(xué)圖二

1.根據(jù)部門結(jié)構(gòu)建立多個(gè)根文件夾，例如圖中“公司資料”“行政人事共享”“財(cái)務(wù)部共享”“銷售部共享”“市場(chǎng)部共享”。相同類型的文件放在同一個(gè)同步文件夾下。同步文件夾數(shù)目最好不要超過(guò)15個(gè)。

2.在同一類型的同步文件夾下如果查看權(quán)限不同可以再建立子文件夾，便于權(quán)限管理，減少文件沖突。例如根文件夾“市場(chǎng)部共享”下邊建兩個(gè)文件夾“市場(chǎng)活動(dòng)”和“市場(chǎng)設(shè)計(jì)”，這兩個(gè)文件夾是由不同的團(tuán)隊(duì)完成，可以設(shè)置不同的訪問權(quán)限。

堅(jiān)果云中小型企業(yè)文件歸檔整理教學(xué)圖三

3.為了避免誤刪除，或找不到文件，對(duì)于多人參與的同步文件夾，最好指定某個(gè)用戶對(duì)內(nèi)容分類和管理，其他的用戶只負(fù)責(zé)添加、編輯文件，而避免移動(dòng)和刪除文件。另一種思路是，每個(gè)用戶創(chuàng)建的文件都放在以個(gè)人名字命名的子文件夾下，例如我在“銷售部共享”的文件夾中創(chuàng)建了“某個(gè)銷售名字命名的個(gè)人文檔”，把“某銷售”設(shè)置成這個(gè)文件夾的管理者，他把周報(bào)，業(yè)績(jī)，客戶檔案往里邊放只共享給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)人，其余人全部都看不到。